Как да пратим правилен (етичен) e-mail

[koko]

правилно адресиране, учтиво обръщение, кратко и ясно изложение
Етикецията на бизнес имейла изисква официалност в обръщението. Прието е да се обърнете към получателя по начина, по който бихте го направили в директен разговор. Ако обикновено се обръщате към някого с господин или госпожа, в имейла си не трябва да използвате първото име. За получатели от женски пол използвайте обръщението госпожа, независимо от семейното положение.
Темата на имейла трябва да отразява или поне да подсказва спецификата на съдържанието, без да разкрива лична информация, ако това е възможно.
Самото съдържание трябва да е издържано граматически
- с добре конструирани изречения и без правописни грешки. Когато това е проблем, няма да е лошо да помислите за един кратък курс по бизнес кореспонденция.
Бизнес имейлът не трябва да съдържа обичайните за личната кореспонденция, форумите и чатовете съкращения и усмихнати или намръщени физиономии, познати като емотикони. По изключение това се допуска между много близки колеги, но по принцип официалният стил е за предпочитане.
Електронното писмо може да бъде придружено от един или повече файлове с различни формати и големина. При кандидатстване за работа онлайн, например, трябва непременно да проверите, когато това е възможно,
дали се приемат прикачени файлове
Някои компании не отварят такива файлове от съображения за сигурност и дори изтриват самите имейли. При “зелена светлина” за прикачени файлове, изпратете като такива мотивационното си писмо и автобиографията.
Друго важно правило е да не злоупотребявате с големината на прикачените файлове. В повечето случаи, изпращането на файл, чийто размер надхвърля 150KB, се счита за голямо нарушение на бизнес имейл етикета. Изключение правят случаите, когато двама колеги работят по проект, изискващ обмен на графични файлове с по-голям обем, но и в тези случаи трябва да се иска предварително съгласието на получателя.
Когато отговаряте на имейл (с функцията Reply), не прекалявайте с цитатите на оригиналното съобщение. Използвайте само кратка част от неговото съдържание като референция.
С подобно внимание трябва да се ползва и функцията за препредаване (Forward) на електронно писмо, особено на много адресати едновременно. Пример за такива